Chi tiết tin - Hội Nông dân tỉnh Quảng Trị

Cán bộ Ngân hàng CSXH huyện hướng dẫn cách thức sắp xếp, lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ sắp xếp được thực hiện thống nhất theo văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Ngân hàng Chính sách xã hội. Trong đợt này toàn xã có 4 tổ chức Hội nhận uỷ thác và 26 Tổ Tiết kiệm và Vay vốn được hướng dẫn sắp xếp hồ sơ, riêng Hội Nông dân đã phối hợp hướng dẫn sắp xếp hồ sơ lưu trữ cho 13/13 tổ Tiết kiệm và Vay vốn thuộc Hội quản lý.

Hồ sơ sắp xếp đối với Hội nhận uỷ thác gồm 02 phần chính:

Phần 1, Hồ sơ hiện hành gồm có 5 tập: Tập 1 là hồ sơ pháp lý bao gồm Hợp đồng uỷ thác, phụ lục hợp đồng uỷ thác còn hiệu lực và hợp đồng uỷ nhiệm của các Tổ Tiết kiệm và Vay vốn do Hội nhận uỷ thác quản lý; Tập 2 là văn bản nghiệp vụ gồm văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, văn bản hướng dẫn quản lý và sử dụng phí uỷ thác, tài liệu tập huấn; Tập 3 gồm Danh sách mẫu tín dụng 03/TD, phiếu kiểm tra trong vòng 30 ngày sau khi giải ngân mẫu 06/TD, 06A/TD; Tập 4: Hồ sơ kiểm tra gồm hồ sơ kiểm tra do tổ chức chính trị xã hội cấp xã thực hiện và hồ sơ do tổ chức chính trị - xã hội cấp trên thực hiện; Tập 5: Văn bản chỉ đạo, triển khai gồm văn bản của tổ chức chính trị - xã hội cấp trên, văn bản của Ngân hàng Chính sách xã hội cấp huyện, văn bản của ban đại diện Hội đồng quản trị Ngân hàng Chính sách xã hội cấp huyện, Ủy ban nhân dân xã, văn bản của tổ chức chính trị xã hội cấp xã và các văn bản khác.

Phần 2, Hồ sơ lưu: gồm Hợp đồng, phụ lục hợp đồng hết hiệu lực, tập 3, 4, 5 của Phần 1 từ năm thứ 2 trở đi.

Hồ sơ của Tổ TK&VV gồm 3 phần:

Phần 1: Hồ sơ giao dịch hàng tháng gồm Bảng kê lãi phải thu (mẫu 13/TD) và biên lai chưa thu hoặc không thu được tiền của tháng gần nhất, sổ họp Tổ Tiết kiệm và Vay vốn (mẫu 10C/TD);

Phần 2- Hồ sơ hiện hành gồm có 6 tập: Tập 1 là hồ sơ pháp lý gồm Hợp đồng uỷ nhiệm, phụ lục Hợp đồng uỷ nhiệm, biên bản họp tổ (mẫu 10A/TD, 10B/TD), hồ sơ bàn giao Tổ Tiết kiệm và Vay vốn; Tập 2 là văn bản nghiệp vụ gồm văn bản hướng dẫn nghiệp vụ và tài liệu tập huấn; tập 3 gồm danh sách mẫu 03/TD và phiếu kiểm tra trong vòng 30 ngày sau khi giải ngân mẫu 06/TD, 06A/TD, danh sách đăng ký nộp lãi trong thời gian ân hạn mẫu 01/DS; tập 4 gồm bảng kê thu lãi- thu tiền gửi (mẫu 12/TD); tập 5 hồ sơ kiểm tra gồm kế hoạch kiểm tra của tổ chức chính trị xã hội cấp xã, phiếu kiểm tra sử dụng vốn vay định kỳ (mẫu 06/TD, 06A/TD), danh sách đối chiếu dư nợ (mẫu 15/TD), biên bản kiểm tra tổ (Mẫu 16/TD); Tập 6 gồm văn bản chỉ đạo, triển khai của tổ chức chính trị xã hội cấp trên, văn bản của Tổ Tiết kiệm và Vay vốn huyện, văn bản của Ủy ban nhân dân xã và các loại văn bản khác;

Phần 3: Hồ sơ lưu gồm tập 4, 5, 6 của phần 2 từ năm thứ 2 trở đi.

Tại buổi hướng dẫn sắp xếp hồ sơ, cán bộ tín dụng Ngân hàng Chính sách xã hội huyện đã kiểm tra hồ sơ lưu trữ của tổ chức Hội nhận uỷ thác và các Tổ Tiết kiệm và Vay vốn. Qua kiểm tra nhận thấy, nhìn chung các Hội nhận ủy thác và Tổ Tiết kiệm và Vay vốn đã lưu trữ hồ sơ tương đối đầy đủ, việc ghi chép, theo dõi trên sổ sách cơ bản đúng quy định. Tuy nhiên, một số Tổ vẫn còn một số tồn tại hạn chế trong việc theo dõi, ghi chép; một số tổ lưu trữ hồ sơ các đợt vay chưa đủ, chưa khoa học.

Cán bộ ngân hàng CSXH kiểm tra và hướng dẫn hồ sơ lưu trữ cho các Tổ TK&VV

Việc thực hiện rà soát, sắp xếp hồ sơ lưu giữ đã giúp các tổ chức Hội nhận uỷ thác và các Tổ Tiết kiệm và Vay vốn khắc phục được những tồn tại, hạn chế trong công tác hoạt động tín dụng chính sách, đồng thời  góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các tổ chức Hội nhận uỷ thác và các Tổ Tiết kiệm và Vay vốn trong thời gian tiếp theo.

Trần Thị Tuyết

Hội Nông dân xã Mai Hoá